Student Visa, Another Ticket to Spain

Yay, It’s August already and it means in less than 30 days I’ll depart to Spain! Masa-masa menghitung hari menanti keberangkatan untuk memulai kuliah master di Spanyol membuat saya juga harus mempersiapkan fisik, mental, di samping menikmati perasaan gak karuan antara senang dan grogi. Saya juga sudah mulai memastikan semua barang dan dokumen beres dan siap dibawa. Koper, cek! Bumbu rendang (ini penting lho buat Idul Adha), cek! Visa, wah saya jadi terkenang kembali proses aplikasinya yang banyak susah senangnya..

Menjawab tantangan dari ‘Lurah’ LPDP Spanyol beberapa bulan lalu, saya mewakili teman-teman dari LPDP España ingin berbagi pengalaman serunya mempersiapkan dan mengurus dokumen aplikasi visa pelajar ke Spanyol. Selain karena semua dokumen kami persiapkan sendiri (tanpa bantuan agen, calo, dan sejenisnya) hingga final submission-nya ke kedutaan, Spanyol yang bukan merupakan Top 3 negara tujuan studi seperti UK, Australia, atau Belanda – yang bahkan visanya diuruskan langsung oleh universitas tujuan – menyebabkan kami harus proaktif untuk mencari informasi tentang segala hal yang berhubungan dengan pengajuan aplikasi visa pelajar. Jadinya ya gitulah, seru-ribet-menantang!

TIPE VISA

Untuk belajar di Spanyol, pelajar harus mengajukan aplikasi visa Schengen Tipe D. Visa ini digunakan untuk keperluan belajar ataupun bekerja di negara-negara yang terdaftar dalam Schengen Area, termasuk Spanyol. Aplikasinya bisa dalam jenis single atau multiple entry, namun sebaiknya mengajukan sekalian untuk multiple entry jadi jika di tengah masa belajar kita bepergian ke negara non-Schengen atau bahkan pulang ke Indonesia, untuk kembali tidak perlu mengajukan permohonan visa lagi seperti halnya single entry.

Case lain, jika pemohon adalah mahasiswa program Erasmus atau European Master yang program belajarnya lebih dari satu negara seperti saya, diharuskan tetap mengajukan aplikasi visa tipe D untuk memudahkan mobilisasi ke negara-negara konsorsium selama durasi program. Bagi saya pribadi, kuliah saya akan dilaksanakan di tiga negara, yaitu Spanyol, Latvia, dan Jerman, dengan kampus induk yaitu Universitat Autònoma de Barcelona (UAB).

Surel dari kampus yang menjelaskan visa tipe D

Surel dari kampus yang menjelaskan visa tipe D

 

PERSYARATAN DOKUMEN

Berikut adalah daftar dokumen yang harus dipenuhi sebelum mengajukan permohonan visa pelajar ke Spanyol:

1. Formulir Permohonan Visa Nasional (2 Rangkap)

Formulir ini harus diisi dengan lengkap menggunakan huruf kapital dan ditandatangani oleh pemohon. Formulirnya dapat diunduh di sini.

2. Pas Foto Terbaru Ukuran 3×4 (2 Lembar)

Pas foto berwarna dengan latar belakang putih ini ditempelkan pada halaman pertama Formulir Permohonan Visa pada tempat yang telah disediakan.

3. Passport Yang Masih Berlaku Beserta Fotokopinya

Passport yang digunakan harus berlaku selama masa studi. Misalnya, jika masa studi dilaksanakan selama 2016-2018 (2 tahun) sementara passport yang dimiliki akan habis masa berlakunya di tahun 2017, maka diharuskan membuat passport baru. Diwajibkan juga untuk melampirkan fotokopi passport halaman pertama dan terakhir sebanyak 1 rangkap.

4. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk/KTP (1 Lembar)

5. Fotokopi Kartu Keluarga/KK (1 Lembar)

Seperti halnya pembuatan passport, alamat yang tertera dalam KTP dan KK haruslah sama.

6. SKCK Dari Mabes Polri di Jakarta

Surat Keterangan Catatan Kepolisian ini memiliki masa berlaku 3 bulan. Untuk mendapatkan SKCK dari Mabes Polri dimulai dengan mengajukan permohonan ke Polsek, Polres, dan Polda di daerah masing-masing sebelum nantinya ke Mabes Polri. Umumnya mengurus SKCK harus di kota yang sama dengan KTP kita, tetapi case saya yang KTP-nya dibuat di Makassar bisa mengurus SKCK di Timika dengan menggunakan Surat Keterangan Domisili Sementara. SKCK ini nantinya akan dilegalisir di Kemenkumham, Kemenlu, dan Kedubes Spanyol dan diterjemahkan ke dalam bahasa Spanyol.

7. Surat Keterangan Dokter

Surat ini harus berlaku dalam kurun waktu 3 bulan dan berisi pernyataan bahwa pemohon tidak mengidap penyakit yang berdampak bagi kesehatan masyarakat sesuai dengan peraturan kesehatan internasional tahun 2005. Kalimat ini perlu dicantumkan pada surat keterangan dokter dalam bahasa Spanyol. Pengalaman pribadi saya, saya menyiapkan file template suratnya dalam bahasa Indonesia dan Spanyol ke dalam flashdisk dan minta kepada pegawai administrasi rumah sakitnya untuk dicetak 1 rangkap. Selain karena alasan format seperti itulah yang diminta oleh kedutaan, lumayan juga untuk menghemat ongkos terjemahan yang lumayan mahal, hehehe.. Alternatif lainnya bisa menggunakan jasa sworn translator yang akan dijelaskan di bawah.

Surat Keterangan Dokter

Surat Keterangan Dokter

8. Letter of Guarantee (LoG)

Jika pemohon adalah penerima beasiswa, misalnya LPDP seperti saya, maka perlu melampirkan LoG berupa jaminan bahwa pihak pemberi beasiswa akan memberikan biaya hidup (miminal 532,51 Euro per bulan) selama durasi belajar pemohon, termasuk tuition fee, biaya transportasi pulang pergi dari dan ke negara asal, dan biaya lain-lain. Perlu juga untuk melampirkan LoG dalam bahasa Spanyol.

9. Fotokopi Rekening Koran 2 Bulan Terakhir

Jika pemohon bukan penerima beasiswa, dengan kata lain menggunakan biaya sendiri atau atas tanggungan orang tua, maka perlu melampirkan fotokopi rekening koran sebagai ganti LoG sebagai bukti ketersediaan dana bagi applicant selama menempuh pendidikan.

10. Surat Kontrak Tempat Tinggal di Spanyol

Umumnya beberapa website penyedia rent room/flat seperti Uniplaces dan Idealista atau asrama kampus akan memberikan surat kontrak tempat tinggal ketika pembayaran deposit telah dilakukan. Surat ini berisi alamat asrama/flat, durasi tinggal, dan alamat serta nomor telepon agen. Surat ini juga perlu diterjemahkan ke dalam bahasa Spanyol.

11. Asuransi Kesehatan

Asuransi kesehatan yang diwajibkan bernilai minimal 30.000 Euro yang mencakup biaya pengobatan jika sakit selama kuliah, biaya medis dan pemulangan ke negara asal jika terjadi kecelakaan, sakit mendadak, atau kematian. Ada banyak asuransi kesehatan yang berlaku di Spanyol, namun saya dan teman-teman menggunakan International Student Insurance dari Ómnibus Swisscare yang sudah diakui reputasinya oleh Kedutaan Spanyol. Asuransi ini juga mengeluarkan sertifikat dalam bahasa Inggris dan Spanyol sehingga menghemat biaya terjemahan (:

12. Letter of Acceptance (LoA)

Surat ini berisi pernyataan bahwa pemohon telah di terima di universitas yang dituju di Spanyol. Isi surat ini meliputi nama pelajar/pemohon, jurusan yang diambil, tahun ajaran, durasi program, dan jumlah jam kuliah per minggu. Beberapa LoA juga melampirkan kurikulum belajar yang akan diikuti selama program. Umumnya LoA yang diberikan oleh universitas di Spanyol sudah dalam bahasa Inggris dan Spanyol sehingga tidak perlu diterjemahkan lagi.

13. Bukti Pembayaran SPP

Pengalaman pribadi saya, dikarenakan jadwal pembayaran tuition fee belum ada, maka saya cukup melampirkan bukti registration fee/reservation payment.

14. Flight Itinerary/Bukti Booking Tiket Pesawat ke Spanyol

Untuk menghindari bad case seperti visa yang telat proses issued-nya, sebaiknya tiket cukup di booking saja dulu. Jika visanya sudah issued barulah tiketnya bisa di-issued juga. Dalam hal pemilihan maskapai, Garuda Indonesia melayani penerbangan ke Spanyol dengan transit di Amsterdam terlebih dahulu. Beberapa maskapai timur tengah seperti Etihad dan Qatar Airways juga melayani penerbangan ke Spanyol. Saya sendiri menggunakan maskapai Emirates karena jadwal transitnya di Dubai yang lebih pendek (3 jam) ke Barcelona sehingga durasi terbang selama total 17 jam tidak melelahkan.

15. Ijazah Terakhir

Seperti halnya dokumen lain, ijazah ini juga perlu diterjemahkan ke dalam bahasa Spanyol dan dilegalisir oleh Kemenkumham, Kemenlu, dan Kedubes Spanyol. Beberapa universitas juga meminta transkrip nilai, jadi make sure juga ya di kampus masing-masing agar bisa diurus sekalian.

SWORN TRANSLATOR

Semua dokumen aplikasi harus diterjemahkan ke dalam bahasa Spanyol. Untuk dokumen asli yang tidak disediakan dalam bahasa Spanyol bisa menggunakan jasa sworn translator langganan Kedutaan Spanyol yaitu Bu Milagros, bisa dikontak melalui e-mail beliau di grosfernandez@gmail.com. Biaya terjemahan untuk satu halaman dokumen yaitu Rp250.000,00 dan dibayarkan via transfer ke rekening Ibu Mila jika terjemahannya sudah selesai. Hasilnya pun akan dikirim via e-mail, dan karena Ibu Mila sudah dikenal baik oleh pihak kedutaan maka tanpa hard copy langsung dari Ibu Mila pun tidak masalah. Lumayan, bisa hemat ongkos kirim:)

LEGALISASI

Untuk visa pelajar ke Spanyol, dokumen SKCK dan Ijazah (atau transkrip jika diminta universitas) perlu dilegalkan di 3 lembaga berikut dan dilakukan secara berurutan. Sebelum memulai proses legalisasi perlu dipastikan bahwa tanda tangan dekan atau rektor universitas yang tertera di ijazah sudah terdaftar di Kemenkumham. Pengalaman dari teman saya, dia harus balik ke Bandung untuk minta spesimen tanda tangan dekannya, bahkan ada yang harus menggunakan jasa notaris yang dikenakan Rp100.000,00 per lembar. Terutama yang domisilinya luar Pulau Jawa, pastikan sebelumnya ya agar tidak bolak-balik (:

1. Kementrian Hukum dan HAM (Kemenkumham)

Legalisasi di Kemenkumham umumnya 3 hari kerja dan biaya per halamannya yaitu Rp25.000,00. Alamat Kantor Kemenkumham yaitu Jalan HR. Rasuna Said kav 6-7 Kuningan, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, Indonesia-12940. Telp. : 021-5253004.

2. Kementrian Luar Negeri (Kemenlu)

Setelah dokumen selesai dilegalkan di Kemenkumham, selanjutnya dibawa ke Kemenlu untuk proses legalisasi kembali. Biaya per halaman sebesar Rp10.000,00 dengan jangka waktu yang tentatif. Saya sendiri memakan 2 hari kerja, sementara teman yang lain ada yang 3-4 hari. Alamat Kantor Kemenlu di Jalan Pejambon No. 6, Gambir, Jakarta Pusat, DKI Jakarta. Telp.: 021-3441508.

3. Kedutaan Besar Spanyol

Jika semua proses sudah dilalui berarti selamat! Sekarang tinggal proses legalisasi di Kedutaan Spanyol. Berbeda dengan proses sebelumnya di mana yang dilegalkan adalah dokumen asli saja, di tahap ini dokumen yang dilegalisasi adalah yang asli dan yang telah diterjemahkan ke dalam bahasa Spanyol. Namun proses ini bisa dilakukan paralel dengan pengajuan aplikasi visa. Biaya legalisasi per dokumen adalah Rp1.060.550,00. Satu yang tidak boleh dilupa adalah stempel legalisasi dari Kemenkumham dan Kemenlu yang tertera di belakang dokumen asli juga perlu dilegalkan oleh Kedubes Spanyol ya.

Stempel di belakang dokumen perlu diterjemahkan dan dilegalkan juga ya!

Stempel di belakang dokumen perlu diterjemahkan dan dilegalkan juga ya!

PROSES APLIKASI VISA

Biaya aplikasi visa pelajar sebesar Rp921.700,00. Saat melakukan proses legalisir di Kedubes Spanyol bisa sekalian dengan pengajuan visa. Setelah itu tinggal tunggu deh info dari kedutaan, apakah visa kamu granted dan kapan passport kamu bisa diambil. Infonya akan dikabarkan oleh via surel langsung oleh pihak kedutaan.

BIAYA

Jika dihitung-hitung, total biaya yang saya keluarkan untuk proses aplikasi visa ini adalah sebesar Rp4.556.800,00 di luar biaya asuransi dan tuition fee karena saya adalah penerima beasiswa. Rinciannya sebagai berikut:

Rincian Biaya Aplikasi Student Visa

Rincian Biaya Aplikasi Student Visa

 

AFTER SUBMISSION

Kira-kira seminggu setelah saya menyelesaikan proses submit dokumen visa di Kedubes Spanyol saya menerima surel yang isinya menyatakan kalau visa saya, granted! Berbeda dengan visa pelajar Belanda yang jadwal pengambilannya ditentukan, saya boleh mengambil passport saya di Kedutaan Spanyol kapan saja dalam waktu 2 bulan sejak pemberitahuan. Dikarenakan kondisi saya yang bukan domisili Jakarta, saya menyampaikan kalau passport akan saya ambil tanggal 31 Agustus 2016 sehari sebelum keberangkatan saya ke Spanyol agar tidak perlu bolak-balik.

Granted! Te veo pronto, Barcelona!

Granted! Te veo pronto, Barcelona!

Alhamdulillah, akhirnya setelah ribet-ribetnya mengurus kelengkapan dokumen dan capeknya bolak-balik ke sana kemari terbayar lunas, Insya Allah saya siap berangkat ke Spanyol! Saya jadi teringat, di sana saya dan teman-teman yang akan kuliah September ini dipusingkan dengan kelengkapan berkas, Mas Abie – Ketua LPDP España – berkata, “Selamat berasyik-asyik ria dengan dokumen. Yang datang ke Spanyol dan Eropa adalah pemenang birokrasi LOL”. Sekarang dengan senyum lega saya bisa berkata, “Semuanya bakal terbayar dengan indahnya kota Barcelona, serunya nonton bola di Camp Nou, dan bangganya kuliah di UAB dengan beasiswa LPDP”

Ayo, nyusul kami ke Spanyol!

10 Comments

10 thoughts on “Student Visa, Another Ticket to Spain

  1. Dwi Ramadhani says:

    Informasi yang sangat berguna. Kebetulan ada rencana untuk kuliah di UAB juga.
    Terima Kasih.

    1. Jeanne Svensky Ligte says:

      Gracias Dwi, see you soon in Barcelona ya! 🙂

  2. Rara says:

    Hello,

    Info nya berguna banget. Aku mau
    tanya dong as aku planning study di
    bcn dan rencana berangkat bulan
    december ini. U tuk surat keterangan
    dokter, bisa dalam bahasa indonesia
    dan spanyol (kita bikin sendiri) satu
    rangkap? Dan untuk ijazah yang asli
    dan translet harus di legalisir ke
    kedubes juga? Ko untuk biaya nya
    beda yah.

    1. Jeanne Svensky Ligte says:

      Halo Rara, maaf ya telat balasnya, aku baru buka web lagi nih. Untuk Surat
      Keterangan Dokter bisa buat sendiri seperti yang saya lampirkan fotonya, tapi
      tetap pakai kop surat RS nya dan ditandatangani oleh dokternya. Sementara untuk
      legalisir ijazah itu memang bukan syarat visa, tapi umumnya akan diminta oleh
      pihak universitas, jadi mending bikin sekalian mumpung masih di Indonesia.
      Biayanya sendiri saya baru dapat info dari teman 2 hari lalu kalau sudah naik jadi
      1.5jt per dokumen, hiks..

      Anw untuk info lebih lanjut lagi soal pembuatan visa boleh kontak saya as personal
      ke jeanneligte(at)gmail(dot)com. Hope to see you here in December!

  3. Rezky says:

    Hi Jeanne, saya mau tanya kamu buat
    medical reportnya di RS apa yah? itu
    di Makassar kan? soalnya agak bingung
    menjelaskan ke bagian MCU nya, thanks.
    Anw, aku email langsung ke email kamu
    yang diatas, semoga cepat direspon
    yah, thanks a lot!

    1. Jeanne Svensky Ligte says:

      Halo Rezky,

      Sudah saya jawab pertanyaannya via surel ya, semoga membantu (:

  4. Bagas says:

    Wow, biaya terjemah SKCK cuma Rp 250.000?? Aku terjemah di penerjemah
    rekomendasi kedutaan juga padahal, tapi kena Rp 785.000 karena dihitung 3 halaman.
    Halaman SKCK kena 2 halaman karena kertas SKCK kan panjang ya, setelah
    diterjemah muatnya ke 2 halaman A4, plus satu halaman legalisir Kemenkumham dan
    Kemlu. Menyesal sekali gak terjemah di Bu Mila. :((

  5. Adam says:

    Wah serunya bisa kuliah di Barcelona

    Kak, saya mau nanya , apakah biaya
    visa yang 4jutaan itu semuanya
    ditanggung oleh LPDP atau ada
    sebagian yg tidak ditanggung? kalau
    boleh tau yg tidak ditanggung biaya
    apa saja?

    Oiya untuk surat keterangan dokter
    nya ada aturan spesifiknya ndak?

    Terima Kasih

  6. Zam says:

    Halo Jeanne!
    Blognya benar2 membantu saya dalam
    proses menyiapkan kelengkapan untuk
    aplikasi visa student saya. Terima
    kasih banyak!
    Satu pertanyaan, soal translasi dan
    legalisasi. Apakah dokumen2 tersebut
    (SKCK dan Ijazah) diterjemahkan dulu
    oleh certified translator terus
    dokumen asli dan hasil translasi
    dilegalisasi di dua kementrian? atau
    hasil translasi cukup dari hasil
    certified translator saja?

    Zam.

  7. atika mutiara says:

    Halo! saya ingin bertanya. Untuk surat keterangan sehat apakah harus disertai dengan
    medical check up? Terima kasih!

Leave a Reply to Bagas Cancel reply